Privacyverklaring

De bescherming van jouw persoonlijke gegevens  nemen we bij Blue Octopus zeer ernstig. We willen je persoonsgegevens op een wettelijke, correcte en transparante manier verwerken. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we van jou als natuurlijke persoon verzamelen en verwerken. We hebben het hier over gegevens van jou als klant, die gebruik maakt van onze producten, als mogelijk toekomstige klant of als andere betrokkene, zoals begunstigde, contactpersoon in een bedrijf enz..

A.   Wie is Blue Octopus?

Blue Octopus is de handelsnaam van Hapalochlaena BV is gevestigd aan de Hoevenstraat 105, 2160 Wommelgem, verder in dit document verwijzen we steeds naar Blue Octopus.

Blue Octopus is gespecialiseerd in het verwerken van ruwe data en cijfers tot visueel heldere rapporten die inzicht geven in één of meerdere processen van een bedrijf of organisatie.  Meer informatie over onze activiteiten vind je op deze websiteBlue Octopus is de verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens.

Daarnaast verwerkt Blue Octopus ook persoonsgegevens in opdracht van andere entiteiten zoals de bedrijven die haar data aanleveren om te verwerken tot een rapport. In zulke gevallen verwerkt Blue Octopus soms gegevens van personen die werken binnen dat bedrijf of die samenwerken met dat bedrijf. De klant van Blue Octopus is in dat geval verantwoordelijk om de persoonsgegevens rechtmatig, behoorlijk en transparant te verwerken. Daarbij volgt Blue Octopus de instructies van haar klant. Deze verwerkingen worden geregeld in een samenwerkingsovereenkomst met die klant.

B.   Blue Octopus heeft een aantal redenen om persoonsgegevens te verwerken

1.    Blue Octopus moet kunnen beslissen of en contract of dienst kan worden afgesloten

Vooraleer Blue Octopus een contract sluit, moet zij een aantal gegevens verwerken om de aanvraag te behandelen en in te schatten of een contract kan gesloten worden. Voorbeelden van persoonsgegevens die daarbij te pas komen zijn de naam, het telefoonnummer en het e-mailadres van contactpersoon van de toekomstige klant en soms ook de functie die hij heeft binnen het bedrijf van de klant.

2.    Blue Octopus moet een contract correct kunnen uitvoeren

Klanten van Blue Octopus maken gebruik van een aantal diensten. Om die correct te kunnen leveren en om die administratief en boekhoudkundig te verwerken, moet Blue Octopus soms persoonsgegevens verwerken voor de uitvoering van die diensten. Voorbeelden daarvan zijn de contactgegevens (naam, telefoonnummer, e-mailadres, functie) van de persoon binnen het bedrijf die de dienst wil gebruiken en met wie Blue Octopus moet communiceren over de te verlenen dienst, of van de persoon die verantwoordelijk is voor de boekhouding en instaat voor bijvoorbeeld de betaling en verwerking van onze facturen.

3.    Blue Octopus heeft een gerechtvaardigd belang bij de verwerking van sommige gegevens

Naast de doeleinden die hierboven worden opgesomd, heeft Blue Octopus nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Daarbij let Blue Octopus erop dat de impact op je privacy zo beperkt mogelijk is en dat in elk geval het evenwicht tussen de gerechtvaardigde belangen van Blue Octopus en de eventuele impact daarvan op je privacy niet wordt verstoord. Mocht je toch bezwaren hebben tegen die verwerkingen, dan kun je je recht van verzet uitoefenen.

Volgende situaties worden bedoeld.

Persoonsgegevens kunnen als bewijs dienen om een betwisting over een bepaald contract te kunnen ondersteunen.

Blue Octopus kan aan een beperkte vorm van direct marketing doen, om je op de hoogte te houden van of aanbiedingen te doen over producten of diensten die interessant kunnen zijn voor jou, bijvoorbeeld op basis van diensten die je reeds eerder van ons afnam. Blue Octopus wil je graag ook informeren over events die zij of anderen organiseren en waarbij je baat zou hebben om die mee te maken.

Blue Octopus zal deze informatie hoofdzakelijk verschaffen via e-mail, per post, telefoon of op evenementen.

Blue Octopus doet niet aan sterk gepersonaliseerde reclame op basis van gesofisticeerde en gecombineerde persoonsgegevens over jou. Indien we dat toch zouden overwegen, zullen we dit niet kunnen doen zonder jouw uitdrukkelijke toestemming, die je daarenboven ten allen tijde kan intrekken waarna die gepersonaliseerde reclame jou niet meer zal bereiken.

C.   Jouw rechten zijn gewaarborgd

Blue Octopus zorgt ervoor dat je de controle behoudt over je gegevens en dat je altijd je rechten kan uitoefenen.

Zo kan je ons inzage vragen in de gegevens die wij van jou verwerken. We geven dan een zo volledig mogelijk overzicht. Je kan vragen dat je gegevens verbeterd of vervolledigd worden. Je kan ook vragen dat alle of bepaalde gegevens verwijderd worden uit onze bestanden, indien je van oordeel zou zijn dat ze niet correct zijn bijgehouden of verwerkt. Ben je niet akkoord met de verwerkingen onder het gerechtvaardigd belang, dan kan je je daartegen verzetten tenzij wij dwingende redenen zien om zo’n verzoek niet in te willigen, bijvoorbeeld als wij een wettelijke verplichting moeten naleven of gegevens moeten bijhouden in het kader van een geschil. Je kan in bepaalde omstandigheden ook vragen dat we jouw gegevens overdragen aan jezelf of een derde partij.

Indien je jouw rechten wil uitoefen of daarover een vraag of klacht hebt, dan kan je dit richten aan:

privacy @ blueoctopus.be

We zullen dan wel een aantal gegevens van jou opvragen, bijvoorbeeld je identiteitskaart, zodat we zeker zijn dat niemand anders jouw rechten probeert uit te oefenen.

Mocht je het niet eens zijn met hoe we jouw verzoek behandelen, dan je je richten tot de gegevensbeschermingsautoriteit (http://www.privacycommission.be). Daar kan je desnoods ook een klacht indienen.

D.   Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Blue Octopus gebruikt je persoonsgegevens zolang zij daar een doel bij heeft. Als dat niet meer het geval is, verwijderen we de gegevens. In principe moeten we de persoonsgegevens bijhouden gedurende 10 jaar na afloop van het contract. Dat is immers de termijn waarbinnen die gegevens nog nodig kunnen zijn voor betwistingen over het contract.

Persoonsgegevens van mogelijke nieuwe klanten gebruiken we gedurende 5 jaar tenzij er in de tussentijd een contact was met de prospect. Dan gaat een nieuwe termijn van 5 jaar in.

E.   Blue Octopus beveiligt je gegevens en geeft ze niet zomaar door aan derden

Blue Octopus zorgt ervoor dat enkel personen gegevens kunnen zien als die relevant zijn om hun taken te vervullen, zoals bijvoorbeeld met jou communiceren over de uitvoering en administratieve en boekhoudkundige afhandeling van onze diensten.

Blue Octopus verkoopt of verhuurt jouw gegevens niet aan anderen voor hun eigen gebruik.

Blue Octopus doet beroep op een aantal onderaannemers die persoonsgegevens verwerken. De verwerkers die Blue Octopus inschakelt zijn bijvoorbeeld ICT-aanbieders zoals Microsoft, QlikTech, Credon, Bizview en Aimplan.

Blue Octopus maakt schriftelijke afspraken met die verwerkers opdat zij de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming stipt naleven.

Blue Octopus neemt intern technische en organisatorische maatregelen om te voorkomen dat persoonsgegevens in handen komen van en verwerkt worden door onbevoegden, of per ongeluk gewijzigd of vernietigd worden. De lokalen, de servers, het netwerk, de overdrachten en de gegevens worden strikt beveiligd. Regelmatig controleren we of dit beveiligingsniveau optimaal is.

F.    Wijzigingen aan deze privacyverklaring

Blue Octopus kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie vind je altijd hier op deze site. Voor elke belangrijke inhoudelijke wijziging informeert Blue Octopus je via zijn website of andere kanalen waarmee we met jou communiceren.